23-08-2006: Refundar o portal do MNE

Nos países desenvolvidos, o papel dos portais dos MNE passou a assumir uma importância crítica, dando lugar à sua reconfiguração.

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A função do Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE) consiste em promover os interesses de Portugal e defender a política externa do estado português. Quer o ministério quer as embaixadas e os consulados constituem, também, o primeiro ponto de contacto entre Portugal e os cidadãos e as entidades públicas ou privadas dos diferentes países. Com as delegações do ICEP, actuam como relações públicas e fazem o ‘marketing’ de Portugal, numa visão mais abrangente da ‘public diplomacy’. E podem contribuir para construir uma imagem de Portugal como Estado inovador, que utiliza adequadamente as modernas tecnologias de informação e comunicação, que disponibiliza informação e responde em tempo útil às solicitações que pela internet lhes chegam, evidenciando uma organização diferenciada com processos de trabalho custo-efectivos e de qualidade.
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Na generalidade dos países desenvolvidos, o papel dos portais dos MNE e das suas redes de embaixadas e de consulados passou a assumir na última década uma importância crítica, dando lugar à sua reconfiguração. É que estes portais são cada vez mais a primeira porta de entrada na organização do estado e da economia de cada país por parte dos media, da comunidade empresarial, do mundo académico, das organizações não governamentais e do público em geral. Mas em Portugal este processo de inovação está longe de ter alcançado o ritmo de transformação desejavel. O Governo português, acreditado em 179 países, com uma rede de 76 embaixadas e de mais de 120 consulados ou postos consulares, disponibiliza o portal do MNE (em língua portuguesa), mais 14 portais de outras tantas embaixadas, 4 de consulados, o portal das comunidades portuguesas, o da missão na ONU e o da REPER.. A insuficiência do sistema é tal que, entre as embaixadas portuguesas junto de países da UE, apenas sete têm um portal. Reino Unido, Itália, Irlanda, Dinamarca e Finlândia não se encontram entre os países beneficiados.
Concepções, conteúdos, formatos e grafismos diferentes são apresentados ora numa, em duas ou mesmo em três línguas distintas.
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Reconheça-se o voluntarismo e o empenhamento de muitos embaixadores, que conseguiram criar o portal da “sua” embaixada, bem como a iniciativa da secretaria das comunidades. Consequência de vários factores históricos e organizacionais, o resultado é hoje um sistema fragmentado, que não oferece uma “marca” clara, forte e consistente do MNE, enfraquecendo a sua reputação e a sua eficácia junto da opinião pública e dos grupos de interesse de cada um dos países. Uma realidade nada favoravel a um novo fôlego da diplomacia económica.

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O MNE, suportando-se na sua visão estratégica e nos seus objectivos específicos, precisa de definir claramente a sua “marca” e como a quer projectar. Uma imagem de modernidade e de relevância do MNE e de Portugal devem ser produtos deste projecto.
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O MNE precisa de criar um modelo organizacional de portal multi-hub, com uma única plataforma ‘web’, um único identificador (URL), com portas de acesso relevantes, com um sistema integrado de gestão de conteúdos apoiado em três ‘hub’ regionais: Europa/Médio Oriente/Africa, Americas e Asia/Australasia. Cada unidade da rede diplomática deve aparecer com um site bilingue, integrado no portal ‘multi-hub’ do MNE. A equipa central deve criar um forte controle editorial em relação a matérias chave, permitindo às ‘hub’ regionais a disponibilização de conteúdos relevantes a nível regional de acordo com orientações centrais explícitas. Pequenas equipas regionais poderão apoiar o grupo de missão a nível central e poderão receber a proposta de conteúdos com origem nas embaixadas e consulados. Os portais da futura AICEP e do ITP, conservando a sua autonomia, devem poder emergir como secções do portal do MNE. A ciência, a cultura e a administração interna devem poder articular-se no contexto desta rede. A possibilidade de actualização permanente, a introdução de alertas, secções interactivas para requisição de serviços online, “fora”, galerias de imagens e videoclips devem fazer parte do modelo. É urgente refundar o portal do MNE, melhorar a eficiência, a eficácia do serviço e a imagem de Portugal.

O PORTAL DO MNE DA DINAMARCA: http://www.um.dk/en

09-08-2006: A REFORMA do MNE

Há um novo conceito de administração pública que assume nos MNE a necessidade de maior transparência e prestação de contas (“accountability”)

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A redução do orçamento (-3,7%) e o Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE) são favoráveis ao aprofundamento da reforma do Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE) e do sistema diplomático nacional, e abrem caminho quer a um novo quadro de prioridades ao nível das embaixadas e consulados quer a um novo modelo organizativo do próprio ministério.

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Em diversas áreas têm sido mais os constrangimentos orçamentais que as análises estratégicas a desencadear as reformas. Mas a origem e o alcance do movimento de mudança no MNE em muito ultrapassa as circunstâncias nacionais. Foi o fim da Guerra Fria (1990), a globalização económica e o desenvolvimento das alianças regionais que na última década mais contribuiram para a mudança da política externa, para as alterações introduzidas na organização dos MNE e no funcionamento do serviço diplomático a nível mundial. A heterogeneidade das matérias no diálogo bilateral, regional e global e a participação crescente de novos parceiros públicos e privados nos negócios estrangeiros obrigaram à reformulação dos papéis dos diplomatas e ao aumento das competências requeridas nos serviços diplomáticos. A necessidade de tornar o funcionamento do Estado mais eficaz e eficiente, e de este responder ao aumento de expectativas dos diferentes grupos de interesses, gerou um novo conceito de administração pública que assume nos MNE a necessidade de maior transparência e prestação de contas (’accountability’). A estas exigências o MNE tem necessariamente de dar resposta.

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A metodologia do PRACE, que está a ser posta em prática de modo célere, teve a vantagem de pôr ordem e de estandardizar um modelo organizativo do Estado que ao longo das últimas décadas respondera a novas solicitações com a adição de estruturas nem sempre racionalmente justificáveis. Porém, a solução encontrada deve ser aprefeiçoada com contributos que outras fontes e metodologias têm proporcionado. Robin Cook embarcou numa consulta ao pessoal diplomático para preparar a reforma do Foreign Office (1999), de que resultou o relatório Foresight 2010. A Alemanha produziu o Paschke Report 2000. A Austrália (2000) e o Canada (2005) fizeram estudos de ‘benchmarking’.

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Uma das áreas mais relevantes da reforma, que entrou nos hábitos dos MNE nos anos noventa, respeita à gestão do desempenho. No caso inglês, as representações diplomáticas começaram por apresentar os seus planos de acção anuais, quais ‘business plans’, explicitando objectivos e prioridades que passaram a integrar o ‘master plan’ do Foreign Office. Alguns destes objectivos têm caracter quantitativo e traduzem padrões de qualidade ou resultados a alcançar. A Austrália e o Canadá contratualizam com os seus embaixadores os objectivos dos seus planos anuais. A França entrega a cada embaixador os “termos de referência” da sua missão, que este completa no prazo de seis meses com um plano de acção para implementação. A Dinamarca, um dos mais eficientes MNE do mundo, tem uma estratégia de melhoria da eficiência que assenta num modelo de contratualização do serviço diplomático. Em Singapura os recursos são atribuídos em função dos planos de acção das embaixadas, concedendo-se uma significativa autonomia na sua implementação e premeia-se com incentivos a excelência do desempenho.

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Por despacho recente foi instituída no MNE a gestão por objectivos, a “carta de missão” para cada novo dirigente e o relatório anual das actividades desenvolvidas. O governo deveria avançar para a contratualização do serviço prestado pelas embaixadas e consulados a fim de obter ainda melhores resultados na acção diplomática, particularmente na diplomacia económica. É fundamental que as “boas práticas” estrangeiras sejam aproveitadas. E que o MNE permita aos diferentes ‘stakeholders’ do sistema diplomático português, pela consulta ‘online’ do relatório de 2006 no primeiro semestre do próximo ano, avaliarem os progressos alcançados, contribuindo para tornar uma acção diplomática provavelmente mais eficaz e eficiente num MNE mais transparente.